Jaarlijkse kwaliteitschecklist voor gezinshuizen

Bij de gemeente of bij DigiMV als zorgaanbieder. Deadline meestal 1 juni maar zet hem in Q1 zodat je niet in de knel komt. Inhoud: personeel, cliënten, financieel, klachten, incidenten.

Jaarlijkse evaluatie van je kwaliteitssysteem. Acht inputcategorieen, vijf outputcategorieen, ondertekend document. Apart uitgewerkt in de gids Directiebeoordeling.

Tel klachten per type, zoek patronen, koppel verbeteracties. Zelfde voor incidenten (VIM). Input voor de directiebeoordeling.

Minimaal een keer per jaar een ontruimingsoefening met aanwezige jeugdigen en medewerkers. Evaluatieformulier invullen: wat ging goed, wat kan beter. Duur: 15 minuten plus bespreking.

VOG mag niet ouder zijn dan drie jaar. Maak een jaaroverzicht: wie heeft wanneer de laatste, wie moet vernieuwen. Nieuwe VOG aanvragen doe je via Justis, je medewerker betaalt of jij declareert het.

Voor SKJ-geregistreerde medewerkers geldt een vijfjaarlijkse herregistratie. Controleer de vervaldatum in het openbaar register (skjeugd.nl). Plan tijdig: herregistratie vergt 150 punten scholing in die vijf jaar.

Elk gezinshuis heeft een scholingsplan per medewerker. Update: welke trainingen zijn gevolgd, welke staan gepland. Certificaten opslaan in het medewerkerdossier.

Zorg dat iedereen in huis de meldcode kent en weet waar het afwegingskader en stappenplan staan. Minstens tweejaarlijks een herhaling of oefening, jaarlijks even door de tekst heenlopen is ook verstandig.

Peil hoe jeugdigen en ouders/verwijzers de zorg ervaren. Kan met een korte vragenlijst, een gesprekskaart of via een extern bureau. Een per jaar minimum, tweejaarlijks mag ook mits je het bijhoudt.

Loop je risicoregister langs: welke risico's zijn kleiner geworden, welke zijn nieuw, welke beheersmaatregelen werken niet. Kansen ook: nieuwe ontwikkelingen die je wil benutten.

Een gezinshuis met 2-5 medewerkers is klein genoeg voor een open gesprek. Leg de uitkomsten schriftelijk vast. Tweejaarlijks is minimum, jaarlijks aanbevolen bij wisselingen.

Elk verplicht document heeft een evaluatietermijn (meestal 1-3 jaar). Loop het register langs: welke zijn verlopen, welke kunnen worden vernieuwd zonder inhoudelijke wijziging, welke moeten herschreven.