Directiebeoordeling voor gezinshuizen
De jaarlijkse directiebeoordeling is verplicht onder Wkkgz en een kernonderdeel van ISO 9001. Klinkt groot. In een gezinshuis van een of twee mensen is het gewoon: even goed terugkijken, eerlijk beoordelen, en op papier zetten wat je volgend jaar anders doet. Deze gids is voor de gezinshuisouder die dit in een avond wil afronden zonder dat het een formaliteit wordt.
Wat is een directiebeoordeling?
De directiebeoordeling is jouw jaarlijkse zelfreflectie over het kwaliteitssysteem van je gezinshuis. Je kijkt naar hoe het afgelopen jaar is gegaan, of de dingen werken die je hebt afgesproken, en waar je volgend jaar extra aandacht aan geeft. In bedrijven met een directie is dat letterlijk een directievergadering. In een gezinshuis met een of twee gezinshuisouders is het gewoon een moment dat je voor jezelf en eventueel de teamleden neemt.
De beoordeling gaat niet over jeugdigen of dossiers. Die zitten elders in je werk. Dit gaat over jouw organisatie: processen, mensen, middelen, klachten, incidenten, doelen.
Waarom is het verplicht?
Drie bronnen vragen dit expliciet van je.
- Wkkgz artikel 7 verplicht elke zorgaanbieder om systematisch de kwaliteit van zorg te bewaken, beheersen en verbeteren. Een periodieke bestuursevaluatie is daarvan een logisch onderdeel.
- ISO 9001:2015 clausule 9.3 schrijft voor dat het management het kwaliteitssysteem met geplande tussenpozen beoordeelt, met een vaste lijst aan onderwerpen.
- Keurmerk Gezinshuizen KR22 maakt de directiebeoordeling een concreet toetsingspunt tijdens de audit.
Een auditor of inspecteur zal vragen: wanneer deed je voor het laatst een directiebeoordeling, wat kwam eruit, en wat heb je ermee gedaan. Een leeg antwoord geeft problemen. Een doordacht verslag van een avond werk volstaat.
Wat neem je mee als input
De ISO-norm noemt acht inputcategorieen. Deze hoef je niet allemaal uitgebreid te behandelen, maar je moet ze wel langslopen. Voor een gezinshuis zien ze er zo uit.
Klachten van jeugdigen, ouders en medewerkers
Alle klachten van het afgelopen jaar, per categorie. Zijn er patronen? Wat is opgelost, wat is open?
Incidenten en calamiteiten
VIM-registratie: type, frequentie, getroffen maatregelen. Trend ten opzichte van vorig jaar.
Audit-bevindingen
Externe audit (ISO, Keurmerk of IGJ-bezoek) plus eigen interne audit. Welke bevindingen zijn afgesloten, welke lopen nog.
Resultaten vorige beoordeling
Welke acties had je vorig jaar gepland. Wat is daarvan gelukt, wat niet, en waarom niet.
Prestaties processen en zorg
Ontwikkeling van de jeugdigen, medewerkerstevredenheid, cliënttevredenheid (MTO/CTO), scholing.
Veranderingen in de omgeving
Nieuwe wetgeving (JIJ-kader update, Jeugdwet-wijzigingen), gemeentelijke contracten, personele wisselingen.
Risico's en kansen
Het actuele risicoregister. Welke risico's zijn nieuw, welke zijn afgenomen. Welke kansen heb je benut of laten liggen.
Middelen en mensen
Financieel: kloppen de inkomsten met je uitgaven. Personeel: heb je genoeg handen, de juiste kwalificaties, VOG en SKJ op orde.
Wat legt je vast als output
Per onderwerp eindig je met conclusies en beslissingen. Het document dat je overhoudt bevat in elk geval deze vijf onderdelen.
Conclusie over kwaliteit
Staat het systeem. Werken de processen. Waar zit achterstand.
Beslissingen
Welke veranderingen voer je door in beleid, procedures of werkwijzen.
Doelstellingen volgend jaar
Concreet, meetbaar, met een einddatum. Niet 'we gaan kwaliteit verbeteren' maar 'we sluiten in Q2 de klachtencyclus binnen 4 weken af'.
Benodigde middelen
Meer uren voor administratie, nieuwe scholing, externe expertise. Wat moet je inkopen of aannemen.
Verbeteracties
Per actie: wat, wie, wanneer. Opgenomen in je verbeterregister zodat het volgend jaar terugkomt.
Hoe vaak en wanneer
Minimaal een keer per jaar. De meeste gezinshuizen plannen hem in december of januari, zodat de cijfers van het afgelopen kalenderjaar en de verbeterdoelen voor het nieuwe jaar in hetzelfde document staan. Dat is ook een logisch moment omdat de jaarverantwoording richting gemeenten rond die tijd moet worden ingediend.
Een tussentijdse extra beoordeling is verstandig na een calamiteit, een groot incident, een bestuurswisseling of een externe auditbevinding die raakt aan de basis van je systeem.
Zo doe je het als je in je eentje werkt
In een gezinshuis met een bestuurder is de beoordeling net zo geldig, maar de vorm is anders. Drie dingen helpen.
- Betrek minstens een externe blik. Een collega-gezinshuisouder, een vertrouwenspersoon of een casemanager kan anderhalf uur met je meedenken. Dat verhoogt de kwaliteit meer dan wat dan ook.
- Laat data aan het woord. Klachten, incidenten, cijfers uit je scholing-register. Niet je gevoel, de feiten. Gevoel komt bij de interpretatie.
- Schrijf het ter plekke uit. Niet "ik maak er volgende week een verslag van" want dat gebeurt niet. Een ruwe tekst van vandaag, morgen gladgestreken, is beter dan een uitgewerkt document dat er over drie maanden nog niet is.
Vijf fouten die je wil vermijden
De beoordeling wordt een invuloefening
Je vult een template in omdat het moet, zonder dat er iets verandert. Doe het pas als je echt de tijd hebt om erbij stil te staan. Anderhalf uur geconcentreerd is meer waard dan een hele middag half-erbij.
Alleen positieve conclusies
"Alles gaat goed" is zelden het hele verhaal. Een auditor zoekt naar eerlijke reflectie. Noem minstens twee dingen die beter kunnen en hoe je daar aan werkt.
Geen concrete acties
De beoordeling heeft geen waarde zonder actiepunten met eigenaar en datum. Schrijf op: wat, wie, wanneer. Anders is het tekst zonder gevolg.
Vergeten terug te kijken op vorig jaar
Als je vorig jaar vijf acties had en er drie niet zijn gelukt, is dat de belangrijkste input voor dit jaar. Niet verzwijgen maar analyseren: waarom is het niet gelukt.
Ondertekening vergeten
Een beoordeling zonder handtekening van de bestuurder telt niet voor de audit. Zet datum, naam, functie en onderteken.
In ISO Assist loop je dit in dertig minuten door
De module Directiebeoordeling heeft dertien stappen die precies deze acht inputcategorieen en vijf outputcategorieen afdekken. Je klachten, incidenten, audit-bevindingen en risico's staan al ingeladen uit de rest van het systeem, dus je begint niet met een leeg vel. Aan het eind download je het ondertekende document voor in je dossier.