Interne audit ISO 9001 voor gezinshuizen
ISO 9001 clausule 9.2 verplicht u jaarlijks een interne audit uit te voeren. Voor een gezinshuis van een of twee bestuurders klinkt dat groot, maar het is vooral: iemand van buiten systematisch door uw systeem laten lopen. Deze gids legt uit wat er precies moet, wie het mag doen, en hoe u de uitkomst gebruikt in plaats van op te bergen.
Wat is een interne audit?
Een interne audit is een systematische, onafhankelijke toets van uw eigen kwaliteitssysteem. U kijkt of wat u hebt afgesproken (in beleid, procedures, werkinstructies) ook echt gebeurt. En of het werkt. Een interne audit is dus geen controle op personen maar op processen.
Het woord "intern" slaat op de scope: het gaat over uw eigen organisatie. Het hoeft niet door iemand uit uw organisatie te worden uitgevoerd. Sterker nog, dat mag in kleine organisaties vaak niet.
Waarom is het verplicht?
- ISO 9001:2015 clausule 9.2: de organisatie moet met geplande tussenpozen interne audits uitvoeren om vast te stellen of het kwaliteitsmanagementsysteem voldoet aan de eigen eisen en aan de eisen van de norm.
- Keurmerk Gezinshuizen KR9: jaarlijkse interne audit als onderdeel van het kwaliteitsmanagementsysteem. In de 10 uitgangspunten is dit een toetsingspunt.
- Externe certificerende auditor: vraagt bij uw jaarlijkse externe audit altijd naar uw interne audit-rapport van dat jaar. Zonder rapport geen certificaat.
Welke ISO 9001-clausules toetst de audit?
Een volledige interne audit dekt in elk geval de clausules 4 tot en met 10 van de norm. Voor een gezinshuis zien ze er zo uit.
Context en stakeholders
Wie zijn uw belanghebbenden (gemeente, jeugdigen, ouders, zorgverzekeraar), welke eisen stellen zij en hoe bewaakt u dat?
Leiderschap
Rol van de bestuurder, kwaliteitsbeleid, verantwoordelijkheden belegd?
Planning en risico's
Risicoregister actueel, kwaliteitsdoelen meetbaar, wijzigingen beheerst?
Ondersteuning
Competentie (VOG, SKJ, scholing), communicatie, documentenbeheer, infrastructuur.
Uitvoering
Werkprocessen rond instroom, begeleiding, uitstroom en calamiteiten.
Evaluatie
Klanttevredenheid, medewerkertevredenheid, interne audits, directiebeoordeling.
Verbetering
Afwijkingen, corrigerende maatregelen, continue verbetering.
Wie mag de audit uitvoeren?
De norm stelt twee eisen aan de auditor: competent en onafhankelijk. Competent betekent: weet wat een audit is, weet hoe ISO 9001 werkt, kan een rapport opstellen. Onafhankelijk betekent: heeft het werk dat wordt geauditeerd niet zelf uitgevoerd of aangestuurd.
In een gezinshuis met één of twee bestuurders betekent dit in de praktijk dat u het niet zelf kunt doen. U hebt drie opties.
Zelf een collega-gezinshuisouder inschakelen
Voordeel: Goedkoop (vaak gratis uitruil), laagdrempelig.
Nadeel: Weinig ervaring met ISO-terminologie. Rapport haalt vaak niet het niveau dat een externe auditor verwacht. Onafhankelijkheid soms discutabel als jullie elkaar professioneel kennen.
Zelf opleiden tot interne auditor
Voordeel: U weet voortaan precies wat een audit inhoudt, handig voor de volgende jaren.
Nadeel: Opleiding kost EUR 1.500 tot EUR 2.500 plus 2 tot 3 dagen van uw tijd. En u mag uw eigen werk nog steeds niet auditen, dus u hebt alsnog iemand anders nodig.
Externe interne auditor inhuren
Voordeel: Onafhankelijk, ervaren, rapport direct bruikbaar voor externe audit. Vaste prijs, geen gedoe.
Nadeel: Kost geld. Voor een gezinshuis liggen marktprijzen tussen EUR 900 en EUR 2.000 excl. BTW per audit.
Mag een interne audit volledig online?
Ja. ISO 9001 clausule 9.2 stelt geen locatie-eis. ISO 19011:2018 en IAF MD 4 (het officiële richtdocument voor auditing) erkennen remote audits als volwaardige methode sinds ruim voor de pandemie. Sinds 2020 is het breed geaccepteerd door alle Nederlandse certificerende instanties.
Voor een gezinshuis is een online interne audit vaak praktischer: u hoeft geen halve dag vrij te houden voor een bezoek, de auditor reist niet, en u kunt de voorbereiding in uw eigen tempo doen. Vraag de auditor wel om in het rapport expliciet vast te leggen dat de audit op afstand is uitgevoerd conform IAF MD 4.
Wat levert een interne audit op?
Een rapport conform ISO 19011. Daarin staan:
- Scope, criteria, methode (onsite of remote) en datum van de audit
- Wie de auditor was en zijn onafhankelijkheid
- Per ISO-clausule: bevindingen, geclassificeerd als afwijking (major/minor) of opmerking
- Aanbevelingen voor verbetering
- Conclusie: voldoet uw systeem aan de eigen eisen en de norm
Dit rapport is directe input voor uw directiebeoordeling. De afwijkingen en aanbevelingen worden corrigerende acties in uw verbeterregister. En het rapport ligt klaar voor de externe auditor bij uw volgende certificatie-audit.
Vier fouten die u wilt vermijden
Audit uitstellen tot vlak voor externe audit
Bevindingen van de interne audit moeten u de tijd geven om corrigerende acties door te voeren. Plan uw interne audit minstens drie maanden voor uw externe audit.
Alleen documenten laten checken
Een volwaardige interne audit toetst ook of wat op papier staat ook echt in de praktijk gebeurt. Gesprekken met medewerkers, steekproef op dossiers, rondgang.
Geen bewijs van onafhankelijkheid vastleggen
Noteer in het rapport wie de auditor was en waarom die onafhankelijk is van het geauditeerde werk. Externe certificerende instanties vragen dit expliciet.
Bevindingen niet opvolgen
Een bevinding zonder actiepunt, eigenaar en datum is zinloos. Leg dit direct vast in uw verbeterregister.
Uitbesteden aan De Regelneef
De makers van ISO Assist bieden een interne audit ISO 9001 aan via zusterbedrijf De Regelneef. Vanaf EUR 995 excl. BTW, volledig online, rapport binnen 2 werkdagen. De auditor werkt dagelijks met dezelfde normen en documenten die in ISO Assist staan, dus het rapport sluit naadloos aan op uw systeem.
Alles op orde hebben voor de audit
Een interne audit is makkelijker als uw documenten al kloppen en uw jaarplanning zichtbaar is. ISO Assist houdt uw 43 kerndocumenten, jaarcyclus, klachten en incidenten bij op één plek. Auditor opent één map, ziet alles, klaar.