Zak je voor de audit? De meest voorkomende afwijkingen bij kleine zorgaanbieders
Je zakt niet snel voor een audit, want een audit is geen examen met een cijfer. Je krijgt bevindingen en een termijn om ze op te lossen. Het verschil zit tussen een grote afwijking, die je certificaat blokkeert tot je het herstelt, en een kleine, die je binnen een afgesproken termijn oplost. De meeste afwijkingen bij kleine zorgaanbieders zijn simpel: verlopen documenten, een ontbrekende directiebeoordeling, incidenten zonder analyse.
Grote versus kleine afwijking
Een grote afwijking, ook wel major genoemd, raakt de kern van je kwaliteitssysteem. Denk aan een eis die helemaal ontbreekt, zoals geen enkele directiebeoordeling of geen interne audit. Die moet je oplossen voordat je het certificaat krijgt of houdt. Een kleine afwijking, een minor, is een losse tekortkoming die het geheel niet onderuithaalt, zoals een enkel verlopen document. Die herstel je binnen een afgesproken termijn. Het aantal en de zwaarte van je afwijkingen samen bepalen of je door de audit komt.
De meest voorkomende afwijkingen
Bij kleine zorgaanbieders komen steeds dezelfde vijf terug. Bijna allemaal gaan ze over bijhouden, niet over de zorg zelf.
Verlopen documenten en registraties
Een VOG of SKJ die over datum is, een certificaat dat niet is verlengd, een handboek dat al twee jaar niet is bijgewerkt. Dit is met afstand de vaakst gemaakte bevinding, en meestal puur een kwestie van bijhouden.
Geen of onvolledige directiebeoordeling
De jaarlijkse directiebeoordeling ontbreekt, of hij is er wel maar zonder de verplichte onderdelen zoals klachten, incidenten en de resultaten van je doelen. Een auditor ziet dat meteen.
Incidenten zonder analyse
Je hebt incidenten netjes geregistreerd, maar er staat nergens wat je ervan hebt geleerd of wat je hebt aangepast. Registreren zonder analyse telt voor een auditor als niet af.
Geen interne audit uitgevoerd
De interne audit is verplicht en een externe auditor vraagt er standaard naar. Zonder rapport ontbreekt een kernonderdeel van je systeem.
Doelen zonder meting
Je hebt kwaliteitsdoelen opgeschreven, maar je meet niet of je ze haalt. Een doel dat je niet volgt, telt niet als een meetbaar doel.
Wat is de herstelperiode?
De precieze termijn stelt je certificerende instantie vast, binnen de kaders van de norm voor certificeerders (ISO/IEC 17021). Bij een eerste certificering geldt vaak dat je afwijkingen binnen ongeveer 90 dagen na de audit gecorrigeerd en door de instantie geaccepteerd moet hebben. Voor een grote afwijking betekent dat: eerst oplossen, dan pas het certificaat. Voor een kleine afwijking lever je meestal eerst een verbeterplan aan, en wordt de daadwerkelijke oplossing later gecontroleerd, soms pas bij de volgende audit. Vraag je instantie altijd naar de exacte termijn die voor jou geldt.
Hoe voorkom je herhaling?
Een afwijking oplossen is makkelijk. Voorkomen dat dezelfde bevinding volgend jaar terugkomt, is wat een auditor echt wil zien. In het Keurmerk Gezinshuizen leg je afwijkingen vast in het register Afwijkingen, signalen en klachten (KR20). Vier dingen helpen:
Los niet alleen het symptoom op, maar zoek de oorzaak: waarom was die VOG verlopen, en hoe zorg je dat het niet nog eens gebeurt.
Laat termijnen zichzelf bewaken in plaats van ze te onthouden, zodat verlopen documenten geen bevinding meer kunnen worden.
Leg bij elk incident kort vast wat je hebt geleerd en aangepast, zodat je analyse aantoonbaar is.
Doe je interne audit ruim voor de externe, dan vind je je eigen afwijkingen eerder dan de auditor.
De helft van de afwijkingen kun je vooraf wegnemen
Verlopen documenten, een vergeten directiebeoordeling, incidenten zonder analyse: in ISO-Assist bewaken je termijnen zichzelf en staat je bewijs op orde. Zo kom je de audit in zonder de meest voorkomende bevindingen. Bekijk in een demo hoe dat werkt.