Incident melden bij de IGJ als gezinshuis: wanneer en hoe
Een calamiteit meld je bij de IGJ binnen 3 werkdagen nadat je hebt vastgesteld dat het er een is. Twijfel je nog of iets een calamiteit is, dan heb je maximaal 6 weken om dat te onderzoeken. Niet elk incident hoeft naar de IGJ: kleine voorvallen registreer en bespreek je intern. Melden gaat digitaal via Mijn IGJ.
Welke incidenten moet je melden?
Twee soorten gebeurtenissen zijn verplicht om bij de IGJ te melden.
Een calamiteit
Een niet-beoogde of onverwachte gebeurtenis die met de kwaliteit van de zorg te maken heeft en heeft geleid tot de dood of een ernstig schadelijk gevolg voor een jeugdige of een ouder. Alle drie de elementen moeten gelden.
Geweld in de zorgrelatie
Seksueel, lichamelijk of psychisch geweld tegen een jeugdige door iemand die in jouw gezinshuis werkt of door een andere jeugdige die bij jou woont. Ook dit meld je bij de IGJ.
Wat is de meldtermijn?
Je meldt een calamiteit binnen 3 werkdagen nadat je hebt vastgesteld dat het om een calamiteit gaat. De wet noemt dat onverwijld: zodra het je duidelijk is, wacht je niet. Die 3 werkdagen gaan dus niet lopen vanaf het voorval zelf, maar vanaf het moment dat je hebt vastgesteld dat het een calamiteit is.
Wat als je twijfelt of het een calamiteit is?
Dat mag, en daar is ruimte voor. Weet je nog niet zeker of een gebeurtenis een calamiteit is, dan heb je vanaf het voorval maximaal 6 weken om dat te onderzoeken. Kom je in die periode tot de conclusie dat het een calamiteit is, dan geldt vanaf dat moment de meldtermijn van 3 werkdagen. Gebruik die zes weken echt om te onderzoeken, niet om af te wachten of het overwaait.
Hoe werkt het onderzoek daarna?
Na je melding onderzoek je in de meeste gevallen zelf wat er is gebeurd en wat je eraan gaat doen. Daarvoor krijg je van de IGJ doorgaans 8 weken de tijd; lukt dat niet, dan kun je uitstel aanvragen. De inspectie beoordeelt je onderzoeksrapport en laat binnen 6 weken na ontvangst iets van zich horen. Het doel is niet straffen, maar zien dat je begrijpt wat er misging en dat je herhaling voorkomt.
Intern registreren versus extern melden
Het overgrote deel van wat er in een gezinshuis gebeurt, is geen calamiteit. Een bijna-ongeluk, een medicatiefout zonder gevolg, een escalatie die goed afliep: dat registreer je intern en bespreek je met je team, zodat je ervan leert. Zo houd je het onderscheid zuiver:
Zorg eerst voor de veiligheid van de jeugdige en de rest van het huis.
Leg vast wat er is gebeurd: wat, wanneer, wie erbij was en wat je hebt gedaan.
Bepaal of het een calamiteit of geweld in de zorgrelatie is. Twijfel je, dan heb je tijd om dat te onderzoeken (zie hieronder).
Is het een calamiteit, meld dan binnen 3 werkdagen digitaal via Mijn IGJ.
Doe daarna je eigen onderzoek en lever je rapport aan binnen de termijn die de IGJ je geeft.
Elk incident vastgelegd, niets kwijt
In ISO-Assist registreer je incidenten op een plek, met datum, analyse en vervolgacties. Zo zie je patronen, houd je je bewijslast op orde en weet je meteen welke voorvallen intern blijven en welke naar de IGJ moeten.