ISO 9001-certificering voor een gezinshuis: zo werkt het traject
ISO 9001-certificering betekent dat een onafhankelijke certificerende instantie toetst of je kwaliteitssysteem aan de norm voldoet. Voor een klein gezinshuis is dat een traject van drie tot zes maanden: je systeem inrichten, het een tijd gebruiken, en dan een externe audit in twee fasen. Het certificaat is daarna drie jaar geldig, met elk jaar een controle-audit.
Certificering is niet je systeem
Het is het makkelijkst uit elkaar te houden als je het als twee losse dingen ziet. Je kwaliteitssysteem is hoe je je zaken bijhoudt en aantoont dat je in controle bent. De certificering is een externe partij die daar een keer per jaar naar komt kijken en er een certificaat aan hangt. Ze kosten apart geld en je regelt ze apart. Een consultant of software vervangt de certificerende instantie dus niet, en andersom.
De stappen van het traject
Voor een klein gezinshuis loopt het traject grofweg in zes stappen. De eerste vier doe je zelf, de laatste twee samen met de certificerende instantie:
Nulmeting
Je legt naast de norm wat je al hebt en wat er mist. Zo weet je waar je begint en verspil je geen tijd aan dingen die al op orde zijn.
Inrichten
Je zet de documentenset, processen en registraties op. Voor een klein gezinshuis een compacte set: handboek, beleid, de vaste procedures en de personeelsdocumenten.
Gebruiken
Je werkt een tijd echt met het systeem, zodat je bij de audit registraties kunt laten zien. Een systeem zonder gebruik is niet certificeerbaar.
Interne audit en directiebeoordeling
In de laatste maanden toets je jezelf: een interne audit en een directiebeoordeling. De norm vraagt dit, en het haalt de laatste gaten eruit voor de externe auditor komt.
Externe audit, fase 1 en 2
De certificerende instantie toetst eerst je documenten (fase 1) en daarna de praktijk (fase 2): doe je wat je hebt opgeschreven?
Certificaat en surveillance
Slaag je, dan krijg je het certificaat, drie jaar geldig. Elk jaar komt er een controle-audit, en na drie jaar een hercertificering.
Waar de auditor bij een gezinshuis op let
Een auditor beoordeelt niet of je goede zorg levert, maar of je kunt aantonen dat je in controle bent. De rode draad is: doe je in de praktijk wat je op papier hebt gezet? Concreet kijkt hij onder andere naar:
- Actuele VOG's en SKJ-registraties per medewerker, met de bijbehorende bewaking van termijnen.
- Incidenten en klachten: worden ze vastgelegd, opgevolgd en gebruikt om te verbeteren?
- Een directiebeoordeling en een interne audit die echt zijn uitgevoerd, niet alleen ingevuld.
- Je plaatsings- en veiligheidsproces, en of dat overeenkomt met hoe het in huis werkt.
Doorlooptijd, kosten en de juiste instantie
Reken op drie tot zes maanden tot de externe audit. De certificering door een geaccrediteerde instantie kost voor een klein gezinshuis grofweg 3.000 tot 7.000 euro het eerste jaar, met een lager bedrag voor de jaarlijkse controle-audit daarna. Dat staat los van hoe je je systeem bijhoudt; de volledige rekensom lees je in de gids over wat een kwaliteitssysteem kost. Kies een instantie die geaccrediteerd is door de Raad voor Accreditatie (RvA), anders is je certificaat weinig waard bij gemeenten en opdrachtgevers, en vraag meerdere offertes.
Klaar voor de audit, zonder stapelwerk
ISO-Assist houdt je documenten actueel, bewaakt VOG en SKJ per medewerker en leidt je met wizards door de interne audit en de directiebeoordeling. Zo bouw je het hele jaar door de bewijslast op die de auditor wil zien, in plaats van alles vlak voor de audit bij elkaar te zoeken.