Keurmerk-portaal of eigen systeem: de eerlijke afweging
Je hoeft niet per se te kiezen, want ze doen verschillende dingen. Het Keurmerk-portaal wordt de plek waar je kwaliteitsmap staat en waar de auditor naar kijkt. Je eigen systeem is waar je het dagelijkse werk doet en het bewijs produceert. Je mag je eigen documenten en werkwijze houden. Voor een klein gezinshuis dat dicht bij de standaard blijft, is het portaal genoeg. Heb je meer, dan doet een eigen systeem meer.
Wat verandert er met het nieuwe portaal?
Het Keurmerk werkt al met een digitale kwaliteitsmap: procesbeschrijvingen en formats die de basis van het kwaliteitssysteem vormen. Daarbovenop bouwt het Keurmerk sinds eind 2025 een digitaal portaal, samen met een leverancier. Het doel is het werken praktischer te maken: minder administratie, digitale updates, documenten die makkelijker terug te vinden zijn, en het geheel AVG-proof. Een handig punt voor de audit is dat een auditor tijdelijk directe toegang tot het portaal kan krijgen, in plaats van dat jij losse documenten moet delen. Het wordt gefaseerd uitgerold, dus houd de berichten van het Keurmerk in de gaten voor wat er wanneer voor jou verandert.
Mag ik mijn eigen systeem houden?
Ja. Het blijft het kwaliteitssysteem van jouw gezinshuis, en je mag eigen documenten en input toevoegen die bij jouw manier van werken passen. Belangrijk om te weten: het Keurmerk heeft niet gepubliceerd of een extern systeem het portaal volledig kan vervangen. Ga er daarom van uit dat de kwaliteitsmap en straks het portaal leidend blijven voor de auditor, en dat je eigen systeem de plek is waar je het bewijs produceert dat daarin past. Zo houd je je eigen werkwijze zonder aan te nemen dat je het portaal kunt overslaan.
Voor wie is het portaal genoeg?
Voor veel kleine gezinshuizen is het portaal alleen prima. Dat geldt als:
Je werkt met één kader: het Keurmerk, en niet daarnaast ook ISO 9001 of HKZ.
Je wilt dicht bij de standaard-kwaliteitsmap blijven en het simpel houden.
Je hebt geen behoefte aan extra's zoals actieve termijnbewaking of een uitgebreid personeelsdossier.
Voor wie is een eigen systeem handig?
Een eigen systeem naast het portaal loont zodra er meer speelt dan alleen het Keurmerk. Denk aan:
Je draait naast het Keurmerk ook ISO 9001 of HKZ en wilt die niet dubbel bijhouden.
Je wilt meer dan de map: termijnen die zichzelf bewaken, een personeelsdossier, meerdere normen op een plek.
Je hebt een eigen werkwijze die je wilt behouden en niet in een vast format wilt persen.
De werkplek die je Keurmerk-bewijs produceert
ISO-Assist dekt de Kwaliteitscriteria Gezinshuizen per criterium en houdt je documenten en termijnen bij. Zo lever je voor je audit het bewijs aan dat klopt, of je nu alleen het Keurmerk draait of ook ISO 9001. Zie per criterium hoe dat werkt in de mapping-gids.